7 dicas para um arquivamento eletrônico eficiente

Toda empresa, independentemente do seu tamanho e nicho, precisa gerenciar diferentes documentos e registros. Dependendo do porte de um negócio, são dezenas de arquivos movimentados diariamente, contendo informações cruciais para a operação.

Além de conter dados importantes, alguns documentos precisam ser guardados por um tempo para fins fiscais. Logo, gerenciar esse processo é fundamental para ter organização e evitar problemas no longo prazo. Para otimizar isso, existem várias estratégias que podem ser implementadas, como o arquivamento eletrônico.

Neste conteúdo, falaremos sobre a importância do arquivamento eletrônico eficiência e compartilhar 7 dicas e boas práticas que você pode incorporar no seu negócio para ter mais organização e produtividade. Acompanhe a leitura!

Por que se preocupar com o arquivamento de documentos?

O arquivamento de documentos é um processo inevitável em empresas, visto que são vários os processos e as operações que geram registros e arquivos de diferentes naturezas. Eles precisam ser guardados, por conter dados importantes que dão suporte aos fluxos de trabalho do negócio e as tomadas de decisão.

Da mesma maneira, é necessário armazená-los por um tempo para proteger esses dados e também para cumprir normas legais, que determinam a guarda de documentos por um determinado tempo para fins de fiscalização.

Nesse sentido, gerenciar o arquivamento de documentos é uma etapa necessária, e o ideal é que ela seja otimizada e eficiente para não ocasionar perdas ou atrasos. Logo, uma empresa precisa investir em um sistema e um conjunto de práticas que mantenham documentos armazenados e organizados de alguma forma.

O tempo que se perde procurando por informações corporativas armazenadas nos locais errados é significativo e atrapalha a produtividade. Por isso, é essencial ter um sistema e garantir a clareza e a ordenação nos métodos de arquivamento eletrônico.

Ao mesmo tempo em que é necessário manter a organização e ter um mecanismo que facilite a consulta aos dados e aos documentos no dia a dia, diversas empresas enfrentam problemas com o acúmulo de arquivos obsoletos e desnecessários.

A falta de planejamento e sistematização também gera problemas como a perda e o extravio de documentos, o que acaba passando despercebido diante de uma ausência de estratégia. Com isso, diante de um momento de fiscalização ou necessidade, a empresa pode passar por um aperto e estar desprotegida.

Em um mundo cada vez mais orientado a dados, pecar na qualidade do gerenciamento e arquivamento de documentos digitais é algo que coloca a reputação e os resultados de uma empresa em cheque. Isso porque a ausência de processos estruturados para lidar com o arquivamento eletrônico pode resultar em um caos que dificulta a melhora dos resultados.

Por isso, o ideal é estabelecer práticas para o arquivamento eletrônico que garantam o controle, a organização e, sobretudo, que mantenha os dados corporativos seguros, centralizados, acessíveis e disponíveis para os colaboradores da empresa.

Felizmente, existem várias ideias e medidas que podem ser facilmente incorporadas em qualquer empreendimento, como as que compartilharemos no tópico a seguir.

Como realizar o arquivamento de documentos digitais de forma eficiente?

Com a transformação digital, pessoas e empresas perceberam o aumento impressionante de dados e documentos gerados nas mais diferentes interações. Hoje em dia, organizações precisam lidar com uma quantidade significativa de arquivos.

Enquanto a tecnologia avança e mais e mais documentos físicos são substituídos por versões digitais, cresce a demanda pela implementação de métodos de classificação, separação, análise e arquivamento de documentos digitais, de modo a assegurar a proteção e a eficiência.

Afinal, a tecnologia tem um papel fundamental no ganho de qualidade e produtividade nas empresas. Logo, é preciso investir em algumas técnicas e utilizar as ferramentas disponíveis para gerenciar a informação e realizar o arquivamento eletrônico corretamente.

Confira, a seguir, 7 dicas para um arquivamento eletrônico inteligente e efetivo para apoiar as atividades do seu negócio e aprimorar suas rotinas.

1. Realize uma triagem inicial

O primeiro passo é realizar uma triagem, que é um processo de filtragem e separação que permite que você entenda com quais documentos está lidando e qual será a melhor forma de categorizá-los posteriormente.

Nesse momento inicial, em que tudo parece muito desafiador, escolha categorias e padrões para começar a separar os documentos, mesmo que mude de nome depois. Você pode escolher separar por data, por finalidade, por setor da sua empresa, por tipo (contratos, formulários, declarações, etc.), por cliente, etc.

Esse processo pode parecer trabalhoso, mas uma vez que um sistema seja adotado, fica mais fácil realizar essa triagem periodicamente. Isso porque, para evitar mais acúmulos e desordens futuras, a triagem é uma prática que deve fazer parte da rotina de arquivamento eletrônico eficiente.

De tempos em tempos, arquivos precisam ser revistos e passar pela mesma análise de critérios para poderem ser direcionados aos locais de guarda certos. Portanto, se empenhar nessa primeira tiragem é importante para criar um sistema e uma lógica que vão permanecer e beneficiar a empresa no médio e longo prazo.

2. Divida os documentos em pastas e subpastas

Com todo material separado, é hora de criar pastas que darão origem a outras subpastas e, desse modo, permitirão a organização de todos os arquivos digitais.

Naturalmente, o indicado é começar pelas categorias macros, as mais abrangentes, e depois ir pensando em outras derivadas conforme o tipo de documento que você encontrou na triagem.

Tenha em mente que a ideia é tornar o acesso mais rápido e a busca intuitiva. Ou seja, se sua empresa lida com muitos contratos de diferentes clientes, ter uma pasta para cada cliente e dentro dela outra chamada ‘contratos’ pode ser uma boa ideia para agilizar as consultas e também futuros arquivamentos eletrônicos, quando novos documentos surgirem.

3. Crie um índice ou mapa de pastas

Uma vez planejada e criada todas as pastas, não deixe de elaborar um índice organizacional. Esse índice tem a função de descomplicar as buscas e fazer com que todas as pessoas da empresa conheçam as pastas e como elas funcionam.

Dessa maneira, elas não vão precisar entrar em cada uma individualmente para descobrir que tipo de informação vão encontrar. O índice pode ser estruturado de diferentes formas.

O critério alfabético é o mais comum, mas dependendo da complexidade do sistema de pastas da empresa, você pode adotar a categorização alfanumérica (por exemplo A1, B2, etc.), por grupos (projeto, cliente, setor) ou até mesmo criar códigos.

Desenhe um grande mapa do fluxo de pastas para auxiliar você nesse processo e disponibilize-o para todos. A ideia é facilitar ao máximo a consulta das informações, ao mesmo tempo, em que as mantém seguras e ordenadas.

4. Defina um padrão de nomenclatura para os arquivos

Ao identificar cada arquivo, também dedique um tempo a pensar em uma nomenclatura padrão para todos. Isso facilita muito o arquivamento eletrônico e a gestão documental todo.

Isto é, não basta apenas colocar um documento na pasta correta, mas sim dar a ele um nome que seja coerente com os outros, favorecendo assim a visualização. Por exemplo, se você tem uma pasta com muitos formulários de cadastro de clientes, escolha uma forma de nomear todos por igual como: cadastro_nomedocliente_ano.

Outro exemplo para fazer o arquivamento eletrônico de notas fiscais de diferentes fornecedores, pode ser com um modelo como: nota_fornecedor_mês_ano.

Escolha a maneira que melhor faz sentido para sua organização e siga esse modelo. Com o tempo, todos os arquivos seguirão o mesmo padrão e isso tornará as buscas muito mais eficientes.

Nesse ponto, não se esqueça de compartilhar esse modelo padrão com seus colaboradores e reforçar a importância de usá-lo, de modo que todos os arquivos digitais estejam uniformes.

5. Use um serviço de armazenamento na nuvem

Como falamos, nos últimos anos, houve uma transição de documentos físicos para os digitais. Com o passar do tempo, provou-se desnecessário arquivar documentos físicos, e a legislação acompanhou esse momento, resguardando a validade jurídica de arquivos digitais.

Por exemplo, conforme a legislação, e-mails podem ser transformados em documentos em PDF com validade jurídica para comprovar uma série de ações, substituindo cartas registradas.

Com isso, os processos voltados ao arquivamento eletrônico ganharam maior importância, especialmente enquanto mais e mais corporações aderiram ao movimento paperless e começaram a digitalizar seus documentos.

Nesse contexto, surge, também, a demanda por infraestrutura capaz de permitir um gerenciamento e arquivamento eficaz. A solução utilizada por diversas empresas é a computação na nuvem.

A computação na nuvem é uma tecnologia que possibilita armazenar arquivos e documentos eletrônicos dos mais variados tipos em um ambiente totalmente digital e remoto que pode ser acessado de qualquer lugar e a qualquer hora por meio de controles de identificação e acesso.

Assim, colaboradores podem facilmente encontrar e consultar as informações corporativas independentemente de onde estejam, seja no escritório, visitando um cliente ou no trabalho remoto.

Trata-se de um serviço flexível e escalável, que oferece armazenamento praticamente ilimitado para os clientes e avançados mecanismos de segurança, como criptografia e autenticação de dois fatores.

Outra vantagem da nuvem, além da mobilidade, é promover a centralização dos dados, uma vez que todas as informações da empresa ficam concentradas em um só lugar. No mais trata-se de uma solução mais econômica em comparação com arquivamentos físicos e sustentável.

Por isso, a computação na nuvem é a solução mais usada por empresas para suprir suas necessidade de arquivamento eletrônico e ter espaço para guarda de documentos digitais de forma eficiente, otimizada e competitiva.

No mais, as plataformas de tecnologia na nuvem também oferecem aos seus clientes serviços de gerenciamento e análise de dados que podem ser contratados sob demanda, permitindo que empresas potencializam suas gestões documentais.

6. Faça a integração da plataforma de assinatura eletrônica com o seu serviço de nuvem

Uma das principais fontes de insegurança das empresas em relação ao uso de documentos digitais é a questão da necessidade de assiná-los. Felizmente, com a tecnologia, essa preocupação ficou no passado.

A assinatura eletrônica é hoje um recurso acessível para muitas empresas, que podem contratar os serviços de plataformas para assinaturas eletrônicas e automatizar o processo de envio de documentos e coletas de assinaturas com rapidez e facilidade.

A assinatura eletrônica tem validade jurídica, o que significa que todo o processo manual e burocrático de enviar cópias dos contratos para as partes envolvidas, assinar folhas e, posteriormente, precisar guardá-las em um espaço físico não é necessário.

Plataformas de assinaturas eletrônicas são intuitivas e fáceis de serem usadas, possibilitando que documentos sejam assassinatos em poucos cliques de qualquer dispositivo.

Outra vantagem é que grande parte das plataformas disponíveis oferecem integração com serviços na nuvem. Dessa maneira, é possível realizar o arquivamento de documentos digitais com maior rapidez e segurança, contando com as camadas de proteção disponibilizadas pelos provedores na nuvem.

7. Programe o arquivamento de documentos periodicamente

O arquivamento eletrônico de arquivos é algo que deve fazer parte da rotina de gestão de documentos de uma empresa.

Para isso, as organizações precisam se atentar à temporalidade de cada documento, para garantir o arquivamento durante o tempo adequado. Isso acúmulo desnecessário de materiais nos sistemas da empresa, ocupando espaço e criando redundâncias que podem confundir os colaboradores.

A temporalidade dos documentos deve considerar as demandas da legislação atual e a importância dos dados contidos nele para justificar o arquivamento. A ideia é que esse processo seja cíclico e periódico, para assegurar a eficiência do arquivamento eletrônico e evitar que os registros da empresa voltem a se acumular indevidamente.

O arquivamento eletrônico de documentos digitais é um processo que beneficia uma empresa de diferentes maneiras, proporcionando mais organização, conformidade e segurança, além de um uso produtivo das informações corporativas.

Para potencializar esse processo no seu negócio, conte com a Forsign, uma plataforma para assinaturas eletrônicas simples, flexível, inteligente e com validade legal. Nosso objetivo é otimizar o fluxo do trabalho de nossos clientes oferecendo mais agilidade na criação, edição e assinatura de documentos por meio de ferramentas de automação.

Com relação ao arquivamento eletrônico, os arquivos podem permanecer em nossa plataforma por até 90 dias. Mesmo assim, nossa solução é totalmente integrada com serviços na nuvem, como Google Drive e Outlook, o que torna o arquivamento fácil e eficiente. Conheça nossa solução agora mesmo!