Assinatura digital vs. Assinatura eletrônica: entenda as diferenças!
Tempo de leitura 9 mins | Escrito por: Thiago Fonseca
Atualmente, com a intensa mobilidade, trabalho remoto e outras mudanças, pouco a pouco as soluções tecnológicas substituem o uso do papel. Graças à transformação digital, diversas tarefas são realizadas na velocidade de um clique.
Isso possibilitou que muitas empresas pudessem ampliar seus negócios e se tornarem mais ágeis e competitivas. Agora, uma série de operações antes burocráticas e demoradas podem ser realizadas em segundos de maneira econômica e prática. Um exemplo disso é a assinatura de documentos.
Atualmente, existem duas soluções que apoiam pessoas e empresas nesse processo: assinatura digital e assinatura eletrônica. Apesar de ambas serem tratadas como sinônimo ou confundidas, existe uma diferença clara entre elas em termos de função e funcionalidade.
Pensando nisso, neste post, vamos explicar qual é a diferença entre assinatura digital e assinatura eletrônica, de modo a esclarecer todas as dúvidas comuns a respeito desse tema. Vamos começar?!
Como a tecnologia tem revolucionado os negócios?
Anos atrás, assinar um documento corporativo online sem que as pessoas precisassem estar juntas e presentes em um mesmo lugar era algo impensável. No entanto, com a tecnologia, o mundo mudou radicalmente.
Hoje, é possível não somente que duas partes assinem um contrato ao mesmo tempo, em diferentes locais do mundo, com toda a segurança, como também existem empresas que funcionam de forma digital. Nelas, pessoas colaboram em projetos, compartilham documentos e realizam uma série de processos na velocidade de um clique.
Durante a pandemia e o isolamento social, por exemplo, diversos contratos foram firmados, profissionais contratados e uma série de negócios aconteceram com o apoio de assinaturas digitais e assinaturas eletrônicas.
No mercado dinâmico de hoje, burocracias podem custar alto para uma empresa. Se apegar ao processo de assinaturas em papel pode fazer com que um empreendimento perca oportunidades de fechar negócios e se torne menos competitivo.
Logo, contar com plataformas otimizadas que possibilitam a assinaturas virtuais se tornou algo indispensável para a manutenção de uma empresa.
Diante de tanta concorrência, é preciso se atualizar para não ficar para trás. Por isso, é urgente investir em tecnologia que torne uma empresa mais rápida, segura e econômica, e as assinatura digital e assinatura eletrônica são ferramentas cruciais para fazer com que esse avanço seja possível.
O que é e como funciona a assinatura digital?
A assinatura digital é um modelo de assinatura eletrônica que funciona como uma chave, uma proteção digital que garante a total autenticidade de um documento assinado.
Esse tipo de assinatura funciona com o apoio de um conjunto de códigos baseados em algoritmos de criptografia assimétrica, que reforçam a proteção de arquivos.
Nesse processo, cada arquivo recebe uma codificação diferente e única, que é anexada ao documento uma vez assinado e não pode ser imitada ou reproduzida.
Para usar essa tecnologia de codificação avançada, é preciso ter um certificado digital emitido, distribuído e gerenciado por Autoridades Certificadoras. Essas entidades são licenciadas pelo Instituto Nacional de Tecnologia da Informação, responsável pela Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileiras (ICP-Brasil).
Aqui, vale o lembrete de que qualquer empresa com mais de um funcionário precisa ter um certificado digital para realizar processos, como a emissão da nota fiscal eletrônica.
O que é e como funciona a assinatura eletrônica?
Já a assinatura eletrônica é um termo mais abrangente, sendo todos os tipos de rubrica validados por meio eletrônicos.
Nesse sentido, essa modalidade engloba uma série de métodos e tecnologias de validação como assinatura mediante:
- senha;
- token;
- selfie ou vídeo-selfie;
- código de segurança;
- SMS;
- geolocalização;
- usuário e senha;
- biometria;
- e muitas outras formas de verificação.
A ideia central da assinatura eletrônica é confirmar a ação e a identidade de quem assina. Ou seja, as soluções de assinatura eletrônica usam tecnologia para garantir que a pessoa que assinou o documento ou tenta fazer alguma operação é realmente quem diz ser.
Para tal, plataformas usam diferentes modalidades de assinatura eletrônica para validar operações. Graças aos avanços das tecnologias, essa assinatura é adotada em diversos segmentos, tendo diversos fins e tipos de arquivos.
Atualmente, uma pessoa pode usar assinatura eletrônica para:
- contratar serviços;
- fechar contratos de aluguel, seguros ou planos de saúde;
- finalizar operações de compra e venda, e mais inúmeras possibilidades.
O método se tornou tão seguro que é amplamente usado em setores como o bancário, permitindo que empresas atuem de forma mais rápida, prática e ofereçam uma melhor experiência para seus usuários.
Além disso, a assinatura eletrônica tem validade jurídica, o que contribui para ampliar seu uso de forma segura. Logo, as empresas podem usar essa estratégia não somente para fechar negócios com fornecedores e clientes, mas também enviar notificações jurídicas, contratar novos funcionários, fazer processos de Recursos Humanos e muito mais.
Tudo isso colabora para a implementação de uma cultura paperless, que favorece os resultados e a competitividade, além de atuar na redução de custos com papel, tinta de impressora e outros materiais de escritório. No mais, a empresa tem a chance de se tornar mais rápida e produtiva.
A burocracia gerada com a assinatura de documentos em papel envolve não somente gastos com materiais, mas também a perda de tempo que é preciso esperar para coletar as firmas de todos os envolvidos.
Nesse sentido, o formato eletrônico permite a redução de etapas e processos até o fechamento de um negócio, garantindo que empresas não percam oportunidades. Não se pode também ignorar os riscos que existem ao se prender apenas ao contrato em papel, uma vez que esse documento físico pode se perder ou ser danificado.
Assim, em resumo, assinaturas eletrônicas são modernas e otimizadas. Elas oferecem diferentes maneiras de comprovar a identidade de um signatário e contam com tecnologias que assegurem a integridade e autenticidade do documento, com respaldo jurídico.
Qual a diferença entre assinatura eletrônica e assinatura digital?
Como falamos, a assinatura digital é uma modalidade de assinatura eletrônica disponível. Mas isso não significa que toda assinatura eletrônica é uma assinatura digital. Vamos entender o que distingue esses conceitos.
Assinatura digital
A assinatura digital se caracteriza pelos seguintes pontos:
proteção dos dados: a tecnologia usada protege e blinda os documentos, impedindo que ele seja alterado ou adulterado posteriormente, o que garante a segurança dos dados;certificado digital: é necessário utilizar uma entidade do governo ou outro organismos de certificação para validá-la;
custos: costuma ser uma modalidade mais cara, uma vez que é preciso investir em um certificado digital (com validade apenas entre um a três anos) para usá-las. Vale dizer que as partes que assinam o documento precisam ter um certificado digital;
criptografia: cada documento recebe uma codificação diferente, composta por recursos como algoritmos criptográficos que confirmam a autenticidade do arquivo;
validade jurídica:assegurada pela legislação no Brasil, tendo validade jurídica, por meio da Medida Provisória 2.200-2, de 2001.
Assinatura eletrônica
A assinatura eletrônica se destaca pelos seguintes aspectos:
comprovação de identidade: a intenção da assinatura eletrônica é validar identidade de quem assina e os arquivos assinados. Assim, ela guarda comprovações da forma como a pessoa se identificou e entrou na plataforma, gerando um registro eletrônico;métodos: pode ser realizada pelos mais diferentes métodos e tem inúmeras aplicações já amplamente usadas em diversos segmentos. É possível utilizá-la por meio de assinatura escrita digitalizada, token, voz, reconhecimento facial, biometria etc.;
validade jurídica: também tem validade jurídica pela Medida Provisória 2.200-2, de 2001 e seus processos de identificação ficam registrados, o que serve como base legal para a validação do documento;
custos: trata-se de um método mais prático e econômico, pois dispensa o uso de um certificado digital exclusivo do assinante.
Quais são as soluções disponíveis no mercado para essas tecnologias?
Considerando que a assinatura eletrônica é o termo abrangente que engloba também as digitais, existem várias plataformas que possibilitam a firma virtual de documentos e gestão desses arquivos.
Em linhas gerais, estão disponíveis no mercado três tipos de assinatura eletrônica. Cada um deles têm funções e objetivos diferentes, por isso, é essencial analisar as necessidades e a realidade do negócio para tomar a decisão certa. Os modelos disponíveis são:
assinatura eletrônica simples: utiliza um meio eletrônico para identificar o signatário, como e-mail, CPF etc.assinatura eletrônica avançada: usa certificados emitidos por entidades de certificação que não são os da ICP-Brasil para comprovar a autenticidade e integridade dos documentos;
assinatura eletrônica qualificada: utiliza as chaves emitidas pela ICP-Brasil para validar os arquivos. Essa é a modalidade identificada como “assinatura digital” propriamente dita.
Agora que você conhece os três tipos disponíveis no mercado, existem dois aspectos que merecem ser considerados na hora de escolher uma delas para sua empresa.
O primeiro ponto é que embora as assinaturas digitais ofereçam camadas extras de autenticação, validadas pela presença do certificado digital, elas não são necessárias em todos os casos. Muitas vezes esse método é exigido apenas em situações específicas, como em alguns processos no mercado financeiro.
Isso nos leva ao segundo fator. Conforme comentamos, atualmente, esse tipo de validação eletrônica se tornou comum e bastante utilizado em diversos negócios, incluindo em setores que lidam com dados sensíveis, como o bancário. Por isso, na grande maioria das vezes, a assinatura eletrônica simples é, na prática, mais que suficiente para validar juridicamente acordos e contratos.
Isso é uma ótima notícia para as empresas, visto que a assinatura eletrônica simples permite ter mais flexibilidade e praticidade na hora de firmar acordos, com segurança e de forma econômica.
A assinatura eletrônica simples fornece evidências satisfatórias para validar arquivos conforme as exigências da lei, sendo aceitas em mais de 180 países em todo o mundo.
A Forsign, por exemplo, além de oferecer a assinatura eletrônica simples, permite que as empresas e negócios gerenciem arquivos de forma flexível e otimizada, tendo mais controle do fluxo de trabalho.
Mais que uma solução de assinatura eletrônica, a Forsign oferece a seus clientes uma plataforma para gestão de arquivos e assinaturas que permite a automação das tarefas relacionadas a documentos e contratos. Tudo em um só lugar.
Nesse sistema multifuncional, é possível criar, editar e assinar contratos, propostas, cotações e demais arquivos. Na plataforma, empresas podem ter uma visão geral de seus documentos e acompanhar, em poucos cliques, o status de cada um, com um detalhamento de cada etapa.
Um ponto que reforça a segurança das assinaturas eletrônicas, e que está presente na solução da Forsign, é a possibilidade de gerar trilhas de auditoria, registradas posteriormente junto ao documento final.
As trilhas de auditoria unificadas são provas e registros de todo o processo de assinatura, que oferecem informações comprobatórias e que podem ser usadas como defesa diante a lei. Essas trilhas incluem:
metadados: o sistema rastreia e captura o IP, a geolocalização, data de criação, envio e finalização de um documento e registra esses dados na trilha;Certificado Digital: a Forsign conta com um Certificado Digital que blinda os documentos, de forma que eles não podem ser alterados uma vez assinados;
criptografia: a solução utiliza uma chave pública que grava a assinatura no documento;
histórico do assinante: cada ação realizada pelo assinante é registrada na plataforma e na trilha;
padrão PDF/A: a trilha gerada pode ser aberta em qualquer leitor de PDF, garantindo a integridade e transparência do processo.
Como você pôde ver, com a transformação digital, o mercado evoluiu e a forma que empresas gerenciam documentos e contratos também. A lei acompanhou esse movimento de modernização, de modo que a assinatura digital e assinatura eletrônica são asseguradas pela legislação e amplamente usadas com total segurança.
Sendo assim, não fique para trás e não perca oportunidades: invista em uma plataforma para automatizar a criação e gestão de assinaturas e ganhe eficiência e competitividade! Conheça a solução de assinatura eletrônica da Forsign e atualize seu negócio!
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