A automação de contratos é uma ferramenta que serve para gerenciar as diferentes fases de um contrato. Assim, ela geralmente aparece no controle de aspectos legais referentes a compras, locações, serviços, entre outros.
Em resumo, trata-se de um software que oferece:
- armazenamento seguro dos documentos de um contrato;
- rastreamento das obrigações contraídas pelas partes;
- geração de alertas para casos de alterações ou vencimentos próximos;
- criação de relatórios para facilitar a tomada de decisões.
O que a automatização de contratos oferece
No geral, a automatização é um recurso que permite simplificar o fluxo de trabalho referente a contratos de uma empresa. Graças a ela é possível fazer com maior qualidade a revisão legal de contratos e reduzir os tempos de aprovação.
Não por acaso, existem empresas que conseguem reduzir pela metade o seu ciclo de contrato. E isso é bem interessante na lógica corporativa, especialmente quando consideramos as revisões mais complexas.
Na prática, usar a automação de contratos costuma ser uma maneira de reduzir custos e acelerar ciclos de negociação. Consequentemente, as equipes têm como atuar de maneira estratégica, reduzindo a perda de tempo em questões burocráticas.
Como funciona a automação de contratos
A base para a automação de contratos está no uso da tecnologia para criação, gestão e armazenamento de documentos. Dessa forma é possível criar um fluxo de trabalho mais eficiente e assim diminuir os atritos entre as partes envolvidas no processo.
Em geral, é possível fazer isso de duas maneiras trabalhando com os chamados contratos inteligentes (smart contracts) ou então adotando um sistema de gestão de contratos capaz de acompanhar todo o ciclo de vida do documento.
Para tanto, é preciso contar com o recurso da assinatura eletrônica. Ela é um tipo de identificação digital com validade jurídica que permite enviar o documento aos signatários, colher o aceite e armazenar o documento em nuvem.
Motivos de fazer a automação de contratos
A automação de contratos traz uma série de vantagens para as empresas. Confira as principais.
1. Segurança
A ideia é que a automação de contratos viabilize o armazenamento seguro dos documentos do contrato. Da mesma forma, ela permite o rastreamento das obrigações contraídas por cada parte.
2. Padronização de processos
Também é possível padronizar os processos de criação, gestão e armazenamento de contratos, tornando-os mais eficientes.
3. Compliance
Esse sistema tem como diferencial a garantia de que todas as partes cumpram suas obrigações legais e que os contratos estejam em conformidade com as leis e regulamentos aplicáveis.
4. Organização de documentos
Com a automação de contratos, é possível manter todos os documentos do contrato organizados e acessíveis, e isso facilita o gerenciamento futuro e a tomada de decisões.
5. Mais valor para o negócio
Outro benefício é permitir que as equipes se concentrem em tarefas mais estratégicas. Isso porque a parte mais burocrática fica a cargo do sistema.
6. Integração de processos
Por fim, a automação de contratos pode ser integrada com outros sistemas e processos da empresa. Normalmente, isso aumenta a eficiência e a produtividade de uma maneira geral.
Como a assinatura eletrônica pode facilitar a gestão de contratos de uma empresa
A assinatura eletrônica é um recurso muito interessante. Ele permite a identificação digital de uma pessoa ou empresa, pois conta com validade jurídica. Isso costuma facilitar muito a gestão de contratos, especialmente de uma empresa.
Com a assinatura eletrônica é possível enviar o contrato aos signatários via internet, sem a necessidade de imprimir ou fazer o envio físico do documento.
Essa é uma forma de economizar tempo e dinheiro e tornar todo o processo de assinatura mais rápido e eficiente. É bom lembrar também que a assinatura eletrônica permite que os signatários assinem o contrato de qualquer lugar, a qualquer hora, usando apenas um dispositivo conectado à internet.
Mesmo após a assinatura, existem vantagens, já que o contrato pode ser armazenado eletronicamente em um local seguro e acessível. Isso facilita o gerenciamento e sua recuperação posterior.
Em resumo, é a assinatura eletrônica que pode facilitar muito a gestão de contratos de uma empresa, tornando os processos dela mais rápidos, eficientes e seguros.
Agora que sabe sobre automação de contratos, não deixe de conferir como podemos ajudar a sua empresa em relação a isso. Acesse o site da ForSign
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