Você sabe como os colaboradores realizam os contratos de trabalho? É surpreendente que quase metade do tempo dos trabalhadores no Brasil seja gasto em tarefas que poderiam ser facilmente feitas digitalmente.
Segundo uma pesquisa chamada “O Novo Mundo do Trabalho”, realizada pela Edelman América Latina, os brasileiros dedicam, aproximadamente, 48% do seu tempo a atividades que poderiam ser automatizadas.
Isso mostra que, em média, eles gastam sete horas por semana em tarefas que poderiam ser realizadas de forma mais eficiente por meio da automação.
Pensando nisso, fizemos este artigo para explicar como funciona a assinatura eletrônica e como ela pode ser uma grande aliada na elaboração de contratos de trabalho, deixando o processo mais ágil e seguro. Boa leitura!
A assinatura eletrônica é uma forma simples e segura de autenticar documentos sem precisar de uma assinatura manual em papel. Dentro desse mundo das assinaturas eletrônicas, temos vários tipos, como:
Até mesmo o uso de login e senha, como aplicativo do banco, ou outras maneiras de autenticação eletrônica, como o Single Sign-On (SSO) ou login via LinkedIn, são consideradas assinaturas eletrônicas.
A validade jurídica da assinatura eletrônica é uma dúvida comum. Mas não se preocupe: ela é tão válida quanto a assinatura tradicional — desde que a empresa concorde em utilizar esse formato.
No Brasil, ela é regulamentada desde 2001 pela Medida Provisória nº 2.200-2/2001. Isso significa que documentos assinados são eletronicamente considerados válidos, têm integridade legal e autoria garantidas, mesmo se não tiverem certificado digital pelo ICP-Brasil. Ou seja, é seguro e confiável!
Apesar do termo “assinatura eletrônica” abranger uma ampla gama de formas de autenticação digital, no dia a dia, ele geralmente se refere a uma forma específica. Nessa modalidade, você faz login em uma plataforma de assinaturas eletrônicas usando uma senha alfanumérica.
Em seguida, faça o upload do documento e marque o local onde deseja assinar, podendo ser com sua própria assinatura ou a de outras pessoas.
Para confirmar sua autoria, reproduza a imagem da sua assinatura manuscrita ou adicione uma mensagem indicando que você é o signatário eletrônico do documento.
O sistema envia e-mails para os demais signatários, contendo um link pelo qual eles também podem autenticar os mesmos documentos.
A grande vantagem é que tudo é feito digitalmente, o que possibilita assinar um contrato com até 15 pessoas em questão de minutos, mesmo que elas estejam em países diferentes. Incrível, não é?
Utilizar a assinatura eletrônica no processo de assinatura de contratos de trabalho é benéfico tanto para o RH quanto para os colaboradores.
Além de ser mais sustentável, seguro e ágil, proporciona um ambiente de trabalho mais moderno e eficiente. Confira as principais vantagens dessa ferramenta no dia a dia do setor:
A assinatura eletrônica é uma opção moderna e sustentável para substituir o uso de papel. Ao adotar essa prática, o RH evita a impressão de pilhas de documentos, economizando dinheiro em materiais de escritório e contribuindo para a preservação do meio ambiente.
A segurança das informações é fundamental para o RH. Com a assinatura eletrônica, os documentos ficam protegidos de extravios ou acessos não autorizados.
Além disso, os serviços de assinatura eletrônica possuem geralmente medidas de criptografia e autenticação, garantindo a confidencialidade dos dados.
A LGPD trouxe regras mais rígidas para a proteção de informações pessoais. A assinatura eletrônica permite que o RH esteja em conformidade com a legislação, por oferecer recursos de autenticação e rastreabilidade, controlando o acesso e o compartilhamento dos dados de forma segura e transparente.
Esqueça os atrasos e a morosidade causados pelo envio e retorno de documentos físicos. Com a assinatura eletrônica, o RH envia contratos para assinatura de forma rápida e fácil, eliminando a necessidade de deslocamentos e agilizando todo o processo de contratação, por exemplo.
Quem nunca passou pela dificuldade de encontrar um contrato assinado há anos? Com a assinatura eletrônica, os documentos são armazenados digitalmente, permitindo ao RH ter acesso fácil e rápido a todos os contratos assinados, sem precisar vasculhar arquivos físicos. Isso traz praticidade e organização para o departamento.
Imagine trabalhar em uma empresa onde os contratos estão espalhados em várias pastas, com papelada para todo lado, como se tivesse ocorrido uma "explosão de documentos". Parece uma verdadeira bagunça, não é mesmo?
Com a ForSign, plataforma de assinatura eletrônica, você pode dar adeus à papelada e abraçar a praticidade e organização digital. Essa plataforma incrível vai te ajudar a organizar todos os contratos de trabalho da sua empresa de forma simples e eficiente.
Basta fazer o upload dos documentos, como contratos, adendos e termos, e enviar para as pessoas envolvidas assinam eletronicamente.
Você pode acompanhar todo o processo em tempo real, sabendo exatamente quando cada pessoa assinou o documento. Nada de ficar correndo atrás das assinaturas de forma manual e demorada — com a ForSign, é tudo muito mais ágil!
Além disso, a plataforma garante a segurança dos seus contratos, garantindo a validade jurídica das assinaturas eletrônicas. O melhor de tudo é que sua empresa não precisa ter um certificado digital pelo ICP-Brasil para utilizar a plataforma.
Então, se você está cansado de perder tempo na assinatura e organização dos contratos de trabalho da empresa, teste grátis a ForSign e veja como ela pode revolucionar como sua empresa lida com os contratos de trabalho!