Fluxo de assinatura: como a automação pode agilizar o processo?

Atualmente as alternativas eletrônicas têm cada vez mais recursos para automatizar e agilizar processos. Uma delas é o fluxo de assinatura, que traz mais controle e visibilidade de todas as etapas.

Porém, esse é apenas um dos benefícios. Ainda existem outros, como a redução de custos. Isso porque os fluxos documentais geram gastos ocultos, como impressões, papel, deslocamentos, taxas e até tempo (na busca de arquivos, por exemplo).

Ainda consegue-se alcançar mais eficiência no gerenciamento de contratos. Tudo isso permite fazer uma melhor gestão de tempo no trabalho, com uma atuação mais estratégica.

Todos esses fatores demonstram por que é importante entender como funciona o fluxo de assinatura. É o que explicaremos neste post. Então, que tal conhecer melhor?

O que são fluxos de trabalho em assinatura?

Os fluxos de trabalho em assinatura são um processo que permite especificar vários fatores, como quais serão os signatários e a ordem das assinaturas, com permissões de acesso definidas para cada usuário. Assim, pode ser definido como a trajetória de um documento entre as partes envolvidas na relação comercial.

Esse processo varia conforme os trâmites e as etapas individuais realizadas na rotina empresarial. De toda forma, tornam-se mais fluidas e objetivas justamente pelo fluxo de trabalho estabelecido. Ou seja, os processos são realizados de modo mais eficiente e atinge-se um desempenho positivo.

Ao mesmo tempo, assim que o fluxo de assinatura é concluído, o contrato ou documento precisa ser arquivado para facilitar sua recuperação e consulta. Com uma plataforma de assinatura eletrônica, esse processo é realizado de modo online. Isso evita a perda de tempo e gastos com armazenamento, papéis, impressões, tintas, etc.

Como resultado, há a simplificação dos processos corporativos, sendo que as partes envolvidas têm acesso aos contratos com mais rapidez. Da mesma forma, as equipes executam suas funções de maneira automatizada e mais fácil. Com isso, empregam seu tempo em atividades estratégicas, em vez de operacionais.

O que compõe o fluxo de assinatura eletrônica?

Veja o que compõe o fluxo de assinatura eletrônica.

Ordenamento

Nessa etapa, você define qual ordem de sequência será utilizada para encaminhar os documentos a diferentes usuários. As possibilidades são:

• paralela: todos os assinantes vão finalizar sua etapa antes do processo seguir;
• serial: o envio é feito conforme a ordem de e-mails incluída no campo de destinatários. Assim, o primeiro precisa assinar para ser encaminhado ao segundo, etc.;
• mista: é uma combinação dos modelos anteriores. Há uma participação sequencial em que uma ou mais etapas contêm dois, ou mais destinatários. Eles acessam o documento simultaneamente, mas o processo só vai para a etapa seguinte depois dos assinantes terminarem sua parte.

Ou seja, você define se a assinatura deve ser uma a uma, ao mesmo tempo, entre todos ou de acordo com uma ordem específica.

Destinatários

É o campo que permite designar para quem o contrato será enviado. Pode ser uma ou mais pessoas. Você pode incluir manualmente ou importar uma lista de signatários.

Permissões

Consiste na definição das ações de cada um dos destinatários. Existem algumas possibilidades, como:

• assinatura;
• solicitação de anexos.

Esses detalhes permitem automatizar o fluxo de assinatura da maneira mais adequada às necessidades da sua empresa.

Visibilidade

É a capacidade do originador do fluxo verificar todos os detalhes do fluxo de assinatura. Assim, você tem controle total sobre as etapas do fluxo de assinatura.

Notificações

Contribuem para a finalização do processo de fluxo de assinatura no prazo determinado. Assim, se alguém deixar de subscrever o contrato, você define lembretes para que eles concluam a etapa. Outra possibilidade é colocar prazos para uma ação expirar.

Quais são os benefícios do fluxo de assinatura eletrônica?

Os benefícios do fluxo de assinatura eletrônica são a possibilidade de subscrever documentos por meio de qualquer dispositivo com acesso à internet e a agilidade nas transações comerciais. Os recursos também simplificam a atividade e trazem melhorias à experiência do cliente. Ou seja, ele tem mais facilidade e segurança, aumentando sua satisfação.

Entenda melhor sobre esses benefícios, a seguir.

Envio de documentos em massa para assinatura

O encaminhamento dos documentos pode ser feito de uma só vez, substituindo o modelo tradicional. Além disso, pouco importa quantos destinatários existem e ainda é possível autenticar com uma token através enviado por e-mail, SMS ou Whatsapp.

Os documentos serão registrados em cada etapa, fazendo com que uma cópia final seja enviada e armazenada. Dessa forma, há todo um controle maior.

Criação de documentos de forma ágil

Existem modelos que podem ser facilmente usados para criar novos documentos e contratos. Utilizá-los é uma forma de economizar dinheiro e tempo, já que a elaboração dos arquivos é feita de forma fácil e rápida. Assim, você apenas personaliza alguns campos e garante que o documento esteja pronto para assinar.

Integração com Erps, CRMS e Sistemas

Você sabe o que é API e como funciona? A Interface de Programação de Aplicação é um recurso que permite que diferentes apps e sistemas sejam integrados. No caso dos tipos de assinatura eletrônica, garante-se que a plataforma utilizada seja configurada para uso desses outros softwares, trazendo mais facilidade para o seu negócio.

Segurança

A gestão do fluxo de assinatura traz mais segurança, porque é possível controlar todas as etapas e ainda armazenar os documentos em nuvem. Além disso, as alterações em documentos já assinados são impedidas. Tudo isso diminui a chance de perdas, modificações e danos que podem ser questionados.

Economia de tempo

As etapas anteriores garantem uma economia de tempo. Se a assinatura eletrônica já consegue agilizar o processo, com um fluxo bem estabelecido, esse benefício é ainda mais significativo.

Isso porque você consegue controlar todas as etapas e até enviar notificações aos destinatários. Dessa forma, o documento pode ser assinado com muito mais rapidez. Em vez de dias, pode demorar somente algumas horas ou até minutos.

A economia de tempo ainda é verificada na busca do documento. Como ele está armazenado em meio eletrônico, é fácil localizá-lo. Isso é tão importante que uma pesquisa demonstrou que os profissionais chegam a perder 1 mês por ano procurando informações.

Isso faz com que o tempo diário gasto na procura por informações não digitalizadas seja de 2 horas. Além disso, as empresas perdem um documento a cada 12 segundos.

Em relação aos gestores, a busca chega a ser equivalente a 4 semanas por ano. Então, fica claro que sua empresa precisa evitar essas situações, concorda?

Melhoria da produtividade

A transformação digital é uma necessidade, mas ela só é efetiva quando os processos documentais são feitos em meio eletrônico. O fluxo de assinatura aumenta a produtividade da equipe por melhorar a qualidade do tempo e da gestão das rotinas empresariais.

Assim, em vez de um colaborador se deslocar até a sala de outro para fazer uma correção ou repassar uma informação, tudo pode ser realizado online. Esse é só um exemplo, já que a equipe também não precisa se preocupar com a entrega do documento em mãos às outras partes nem com idas a cartórios.

Tudo isso faz com que os times possam se atentar às atividades estratégicas, como responder dúvidas de clientes e a efetivação das negociações. Dessa forma, a empresa consegue focar mais o seu core business, além de fazer com que a experiência e a satisfação das partes envolvidas seja a melhor possível.

Praticidade para clientes e parceiros

O fluxo de assinaturas permite que sua empresa tenha processos mais fluidos, mas isso também beneficia clientes e parceiros. Afinal, essa agilidade e praticidade leva à melhoria da experiência, gerando satisfação e engajamento. Da mesma forma, é uma maneira de reduzir a burocracia e mostrar para o seu cliente que seu negócio tem muito a oferecer.

Redução de custos

A empresa que ignora a cultura paperless tem muitos custos invisíveis. Eles se referem ao manuseio, armazenamento, envio e replicação de dados em outro software, como o CRM. Ainda tem gastos com tinta, impressão, papel, deslocamentos, etc. Tudo isso prejudica seu negócio.

Como funciona a solução de assinatura eletrônica da ForSign?

A solução de assinatura eletrônica da ForSign funciona a partir de acesso web com usuário e senha e tambemvia API para integração com seu sistema O objetivo é garantir economia, tempo e dinheiro a partir de um processo de subscrição prático, seguro e rápido.

Isso é obtido por vários motivos. Entre eles estão:

• criação de fluxos completos de assinatura, com personalização de esteiras para diferentes processos e setores de negócios;
• assinatura em qualquer dispositivo com acesso à internet;
• diversidade de opções de assinatura, como desenho, clique, texto ou token dinâmico;
• atualizações em tempo real, a fim de acompanhar o progresso e identificar problemas.

Com relação a integração via API. A ForSign disponibiliza uma documentação completa padrão REST API, com exemplos em swagger e casos de uso no Postman. Isso facilita e agiliza a sua curva de aprendizado e até a integração, que pode ser feita em um tempo médio de apenas 3 horas.

Outra vantagem é a construção de APIs adaptáveis a diferentes casos de uso. Assim, você cria o fluxo de assinatura mais adequado à sua empresa, seja usando o seu sistema diretamente, seja por meio de ferramentas de integração.

Ou seja, todo o fluxo de assinaturas pode ser automatizado com a API, desde a criação até a conclusão. Com esse benefício, 95% das operações são criadas por meio da Interface de Programação da Aplicação.

Ainda existe o dashboard de integração. Esse é um painel do desenvolvedor em que é possível monitorar o desempenho e o volume das solicitações com status em tempo real. Outras possibilidades são configurar webhooks, gerenciar chaves de acesso e habilitar integrações.

Também é preciso destacar que a sua marca pode ficar em evidência (whitelabel). Isso porque os planos de API permitem personalizar a assinatura eletrônica com cores e logo da sua empresa.

Com todos esses recursos, você consegue obter o desempenho máximo com o seu fluxo de assinatura estabelecido. Afinal, a automação agiliza o processo de diferentes formas, como ficou claro ao longo deste texto.

Com a plataforma da ForSign, você tem a oportunidade de conseguir todos os benefícios citados ao longo deste post. Assim, a sua empresa vai criar um fluxo de assinatura adequado ao seu negócio, que levará a uma atuação estratégica, mais eficiência e processos otimizados.

Então, o que acha de implementar o fluxo de assinaturas agora mesmo? Conheça a ForSign, veja todos os recursos e entenda como sua empresa pode alcançar outro patamar.