Como os contratos eletrônicos ajudam na redução de custos?

Já faz um tempo que os contratos eletrônicos são utilizados nas empresas. Vários benefícios são verificados, sendo que um dos principais é a redução de custos. A questão é: por que existe essa relação?

Bom, existem diferentes fatores que contribuem para esse resultado. Ainda é preciso verificar mais detalhes. Por exemplo, se assinatura eletrônica tem validade jurídica, já que esses documentos são subscritos por meio dessa modalidade.

Então, o que faz mais sentido para o seu negócio? Neste post, explicaremos melhor. Continue lendo!

O que é contrato eletrônico?

O contrato eletrônico é um documento celebrado entre duas ou mais partes, sendo que sua existência, assinatura e armazenamento ocorre em meio digital. Esse arquivo virtual determina todos os direitos e deveres, assim como a versão física. A única diferença é a manifestação da vontade por meio de um ambiente online.

Devido a suas características, esses contratos dependem do acesso via dispositivo com conexão à internet. Além disso, é necessário passar pelo processo de assinatura digital ou assinatura eletrônica. Assim, a validade jurídica é assegurada.

De toda forma, esse modelo de documento pode ser utilizado em diferentes negociações. Por exemplo, contratação de serviços, compra de produtos ou balanços financeiros.

Como funciona a validade jurídica do contrato eletrônico?

A validade jurídica do contrato eletrônico é assegurada pelo cumprimento dos requisitos dispostos na lei. Portanto, é obrigatório ter critérios subjetivos, acordo ou consentimento objetivo e recíproco, capacidade das partes e objeto lícito. Além disso, deve-se comprovar que o arquivo não sofreu fraudes nem adulterações. Isso é feito pela assinatura eletrônica.

Esse termo reúne inúmeras possibilidades de subscrição, inclusive a digital. Todas elas têm seus recursos de segurança, como criptografia, autorização biométrica, login autorizado e mais.

Ainda é possível contar com outras funcionalidades. Tudo depende da plataforma de assinatura escolhida.

De toda forma, os diferentes tipos de assinatura eletrônica garantem a origem do documento e analisam suas versões. Assim, qualquer modificação é identificada, tanto as corretas quanto as indevidas.

Quais as vantagens dos contratos eletrônicos?

As vantagens dos contratos eletrônicos são:

• segurança, porque a autenticidade dos documentos é garantida;
• mobilidade e facilidade de acesso, já que o acesso é feito por meio de uma plataforma online;
• redução de custos;
• praticidade de armazenamento e consulta de informações devido ao uso da nuvem;
• acompanhamento do ciclo de vida contratual, com verificação de todas as etapas.

Como os contratos eletrônicos ajudam na redução de custos?

Os contratos eletrônicos ajudam na redução de custos por retirar vários gastos comuns às versões físicas. Por exemplo, não há necessidade de imprimir os documentos, o que elimina os desembolsos com tinta, papel e manutenção de impressora.

Ainda se evita a necessidade de deslocamentos a cartórios, já que a validade jurídica é assegurada pela assinatura eletrônica.

Sem contar que todo o processo de finalização da negociação termina mais rápido. Em vez de levar dias entre o envio do documento para todas as partes, espera pela assinatura, recebimento dos papéis e deslocamento até o cartório, tudo é feito por e-mail.

Com isso, a economia gerada pela assinatura eletrônica varia de 55% a 78,62%, segundo uma pesquisa. Ainda existe o benefício da redução da incidência de erros e extravios, já que tudo fica armazenado e registrado na nuvem.

Isso é relevante, porque a procura por documentos representa perda de tempo — e de dinheiro, por consequência. Tanto é que uma pesquisa da Association for Information and Image Management (AIIM), destacou que:

• os colaboradores perdem 2 horas por dia procurando informações não digitalizadas;
• um documento é perdido a cada 12 segundos;
• os gestores perdem 4 semanas por ano procurando informações não digitalizadas.

Como usar o contrato eletrônico com segurança?

Para usar o contrato eletrônico com segurança, é preciso contar com uma plataforma de assinatura eletrônica. A ForSign tem essa finalidade e recursos extras, como a criação de fluxos completos de subscrição, atualizações da operação em tempo real e possibilidade de integração via API.

Dessa forma, você consegue ter tudo o que precisa por um plano adequado à sua empresa. Assim, além de viver uma cultura paperless, você paga apenas o que contratou e pode escalar, se necessário.

Com isso, você terá a redução de custos procurada ao adotar os contratos eletrônicos. Afinal, essa é uma forma de trazer praticidade, eficiência e todos os benefícios verificados ao longo deste post.

Então, que tal conhecer a solução de assinatura eletrônica da ForSign? Acesse o site, confira os planos e os recursos e tire todas as suas dúvidas com nossos especialistas.