Onboarding digital: otimize o processo com a assinatura eletrônica

Fazer o processo de contratar e integrar um novo colaborador em uma empresa é algo complexo que merece toda a atenção. Afinal, é necessário investir em etapas para orientar e guiar esse profissional que fará parte da equipe, conferir documentos, entre outras atividades.

Com a mobilidade e o trabalho remoto, existe uma demanda crescente para que essa operação possa ser feita com o apoio da tecnologia, por isso o onboarding digital vem se tornando mais comum.

Neste post, você vai saber mais sobre o onboarding digital e como a assinatura eletrônica é crucial para o sucesso dessa etapa. Acompanhe!

O que é o onboarding digital e quais são seus benefícios?

O onboarding digital é o processo de recepcionar e orientar novos colaboradores recém contratados de modo a apresentá-los a aspectos importantes da rotina da empresa. Faz parte dessa atividade conferir e assinar documentos, tirar dúvidas, passar orientações, etc.

Pensando nas mudanças nos últimos anos, com a pandemia e a com a transformação digital, cada vez mais empresas passaram a investir nessa estratégia de forma digital. As vantagens de adotar essa abordagem são muitas.

Com o onboarding digital, empresas podem realizar esse processo de forma mais rápida, personalizada e otimizada conforme as necessidades e funções do cargo, colaborando para a produtividade.

A experiência do colaborador também é aprimorada, uma vez que a pessoa se sente acolhida desde o primeiro dia, tendo um espaço reservado para tirar dúvidas e conhecer a cultura do negócio antes de começar.

Consequentemente, isso favorece o Employer Branding. No mais, podemos reforçar benefícios como:

• redução de custos com processos informatizados;
• aumento da satisfação dos colaboradores e consequente redução do turnover;
• melhora na comunicação interna e no acesso às informações corporativas.

Como fazer o onboarding digital?

Confira, a seguir, algumas dicas e práticas que você pode incorporar para otimizar o processo de onboarding digital da sua empresa.

Realize chamadas de vídeo

Preferia dar boas-vindas ao novo colaborador e fazer o processo de recepção por meio de uma chamada de vídeo. Isso permite que o onboarding digital seja mais acolhedor, personalizado e agradável, mesmo que remotamente.

Informe sobre a cultura da empresa e do time

Durante o processo, explique os principais aspectos do funcionamento e da cultura da empresa. Prepare uma apresentação que englobe todas as questões práticas e tópicos úteis. 

Se possível, envie com antecedência para que o colaborador possa ler com antecedência e tirar dúvidas no dia.

Defina um cronograma de atividades

Crie um cronograma com todas as atividades e etapas que fazem parte do onboarding digital. Isso é essencial para organização do RH, mas também importante para que o time conheça a agenda de atividades preparada para esses primeiros dias.

Delegue pessoas para auxiliar os novos colaboradores

Vale a pena designar pessoas mais experientes da equipe em cada setor para atuar como “mentor” dos novos talentos que estão se juntando ao time. Isso possibilita um acompanhamento mais próximo e faz com que a pessoa se sinta melhor acolhida pelos colegas.

Realize reuniões periódicas

Durante os primeiros meses, o time de RH pode conduzir reuniões remotas de forma a saber como os profissionais estão se adaptando à rotina empresarial. Isso pode fazer toda a diferença no desempenho desses talentos, além de ser um interessante canal de feedback.

Quais documentos são assinados em um processo de onboarding?

Um momento importante que faz parte do processo de onboarding é orientar colaboradores sobre benefícios, regras e demais obrigações trabalhistas. Nesse cenário, é preciso apresentar certos documentos e recolher as assinaturas do profissional. São eles:

• contrato de trabalho;
• ficha cadastral de registro;
• ficha para declaração de dependentes para Imposto de Renda;
• ficha para requisição de vale-transporte (ou rejeição);
• ficha para o salário-família.

Além desses, a empresa pode apresentar documentos relacionados ao plano de saúde, previdência privada e demais benefícios oferecidos pela corporação. Nesse momento, é importante que o colaborador leia e assine para comprovar sua ciência.

Como a assinatura eletrônica otimiza o onboarding digital?

Para que o processo de onboarding digital seja eficiente e permita o cumprimento de todas as suas etapas, a assinatura eletrônica é um recurso fundamental.

Afinal, como vimos, conferir e firmar documentos é uma etapa importante, por isso é essencial garantir meios para que isso possa acontecer remotamente, com segurança e facilidade. Felizmente, hoje isso é uma atividade que pode ser realizada em poucos cliques por meio de softwares de assinatura eletrônica.

Esse tipo de ferramenta permite que documentos sejam compartilhados e validados digitalmente, sem que o profissional precise se deslocar até a sede da empresa e dispensando o uso de papel.

Plataformas de assinatura eletrônica permitem que empresas ganhem flexibilidade e se mantenham competitivas para além do onboarding digital. 

Com elas, é possível fechar contratos com maior praticidade, segurança e rapidez, facilitando a rotina do RH, departamento pessoal e de diversos outros setores de uma corporação.

Assinaturas eletrônicas têm validade jurídica e podem ser concluídas em segundos com grande facilidade. Para garantir esses benefícios, conte com sistemas de qualidade como o da Forsign.

A solução de assinatura eletrônica da Forsign traz como diferencial a possibilidade de colar anexos e documentos de contratação dentro do mesmo fluxo de assinatura. 

Além de poupar tempo da equipe, essa funcionalidade oferece mais organização, já que centraliza a captura de documentos e suas assinaturas.

O onboarding digital é um movimento que acompanha corporações atuais e conectadas com novos modelos de negócios e formatos de trabalho. 

Com a tecnologia e as mudanças do mercado, é preciso modernizar processos e trazer inovações que permitam a contratação de talentos de qualquer lugar. 

Para viabilizar isso, é imprescindível contar com uma solução que possibilite a assinatura válida e segura de documentos.

Agora que você já sabe mais sobre o onboarding digital e o papel que as assinaturas eletrônicas exercem nesse processo, que tal dar esse passo e garantir que sua empresa esteja alinhada com o futuro e as melhores práticas? Conheça as soluções da Forsign e veja como podemos ajudá-lo!