Com a transformação digital, diversas empresas têm buscado substituir processos manuais por digitais, automatizando uma série de tarefas com o auxílio da tecnologia e de sistemas qualificados. As assinaturas eletrônicas são um exemplo disso.
Com a automatização, as empresas ganham agilidade, eficiência e também a oportunidade de economizar. Contudo, uma dúvida que muitos gestores podem ter é se o investimento em tecnologia de fato traz retornos expressivos.
Neste post, você vai entender mais sobre como funciona o ROI da assinatura eletrônica e como calculá-lo. Acompanhe!
Entenda como funciona o ROI da assinatura eletrônica
Implementar uma solução para assinaturas eletrônicas em uma empresa oferece uma série de vantagens para a empresa, como produtividade, agilidade e competitividade.
Contudo, quando o assunto é avaliar se a redução de gastos é significativa, é importante, antes de tudo, analisar o custo que assinatura manuais realmente acarretam para um negócio.
Engana-se quem acha que o custo de um processo de assinatura manual se restringe a compra de papel A4 e impressão. Além de mais burocrático e lento, o processo de coleta de assinaturas manual envolve diversos custos que passam despercebidos nas empresas, como:
- impressão, digitalização (scanner);
- logística (coleta de assinaturas e remessa de documentos por motoboy, Correios, etc.);
- reconhecimento de firmas e gastos com cartório;
- arquivamento físico em pastas ou armários.
Como se pode perceber, muito mais do que disponibilizar folhas de papel, os principais custos de um processo manual de assinatura estão ligados a aspectos como logística, manuseio e guarda dos arquivos, o que envolve investimento financeiro e também de horas de trabalho. Deve-se pensar como oneroso também os riscos envolvidos com a perda de documentos.
Calculando o ROI da assinatura eletrônica
Agora que você entende os aspectos envolvidos no ROI de um processo de assinatura manual, podemos seguir com o cálculo do retorno de investimento de uma solução automatizada para assinaturas de documentos corporativos.
Para tal, é saber isso, é preciso calcular o Custo Total de Propriedade (TCO – Total Cost of Ownership).
Esse indicador é usado para medir o ROI de ativos e ferramentas implementados por uma empresa. Assim, no caso da adoção de uma solução para assinaturas eletrônicas, deve-se descobrir seu TCO para, em seguida, conseguir saber o ROI e o prazo desse retorno de investimento.
Para descobrir o TCO anual de um sistema digital, você pode fazer um cálculo como:
- quantidade de contratos emitidos em um ano X custo unitário de contato;
- quantidade de contratos por ano X número de páginas em média usadas em um contrato X 0,05 X custo mensal do software adotado;
- por fim, some os valores encontrados em 1 e 2 para descobrir o TCO total.
É importante observar que, para saber o custo mensal do software, pode-se considerar fatores como custo inicial do sistema, instalação e integração, manutenção, etc. Note também que o valor 0,05 usado na conta no ponto 2 se refere ao tamanho médio de um contrato digitalizado, em megabytes.
Com o TCO de contratos manuais e eletrônicos em mente, calcule o ROI:
- (TCO dos contratos com assinaturas manuais: TCO dos contratos com assinatura eletrônica) dividido pelo valor do investimento realizado no software. Em seguida, multiplique por 100.
Para saber o prazo, diminua TCO dos contratos com assinatura manual por TCO dos contratos eletrônicos e divida pelo valor do investimento realizado.
Por fim, além de conhecer esses indicadores, é válido considerar as métricas de sustentabilidade. Afinal, empresas que aderem à cultura paperless estão não somente gerando economia para si, mas garantindo um futuro melhor para o planeta.
É importante saber que cada 10.000 impressas no tamanho A4 valem por uma árvore. Uma empresa que gera mais de mil contratos tem em sua conta pelo menos uma árvore cortada e mais milhares de litros de água para produção de papel e gastos com energia, o que resulta no aumento das emissões de carbono na atmosfera. Pense nisso.
As assinaturas eletrônicas são mais práticas, modernas e vantajosas. Investir nessa solução apresenta o potencial de um bom ROI, além de colaborar para atingir melhores métricas de sustentabilidade.
Gostou do conteúdo? Se sim, continue se informando sobre o tema e descubra agora se assinaturas eletrônicas têm ou não validade jurídica no Brasil.
.png)
