Um fluxo automático transforma um documento que sai do seu sistema numa operação de assinatura, sem ninguém preencher a operação na mão. A equipe ForSign monta e ajusta o fluxo para a sua empresa. Não há tela de edição para o cliente.
Quando usar
- O seu sistema imprime contratos ou gera PDFs, e alguém hoje copia nome, CPF e e-mail para criar cada operação.
- Os dados de quem assina estão num banco de dados, e cada registro novo deve virar uma operação.
- O documento assinado precisa voltar para uma pasta ou uma tabela do seu sistema.
O que um fluxo consegue fazer
Cada fluxo é uma sequência de etapas. Entre as etapas disponíveis:
- Ler o documento: extrair o texto de cada página e achar dados como nome, CPF, e-mail ou número do contrato.
- Montar a operação: nome, idioma, prazo, ordem de assinatura, participantes, tipo de assinatura, posições de assinatura e rubrica.
- Pedir dados ao assinante: campos de formulário, caixas de seleção e anexos.
- Escrever no PDF: incluir um texto no documento antes do envio.
- Decidir o caminho: seguir por uma etapa ou outra conforme um valor do documento.
- Usar a agenda de contatos: buscar o contato pelo CPF, CNPJ, CRM ou OAB e criar se não existir.
- Atualizar uma operação existente: achar a operação pelo nome ou pelo ID externo e trocar dados de um participante.
- Pedir uma informação à sua equipe: pausar e mostrar um formulário no ForSign Monitor para alguém preencher.
- Devolver o assinado: entregar o PDF final ao ForSign Monitor, que grava numa pasta ou no seu banco.
Como o fluxo começa
- Pelo ForSign Monitor, quando um PDF cai na pasta vigiada ou um registro novo aparece no seu banco. Veja ForSign Monitor: o que é e como a instalação acontece.
- Pela API, quando o seu sistema chama o fluxo e envia os dados. A ForSign informa o identificador do fluxo na implantação.
Se a sua empresa recebe documentos de tipos diferentes, a ForSign cria regras que escolhem o fluxo certo pelo texto do documento.
Como a ForSign configura
- Levantamento. Você mostra exemplos reais dos documentos e explica quem assina, em que ordem e para onde o assinado volta.
- Montagem. A equipe ForSign monta o fluxo e testa com os seus documentos de exemplo.
- Validação. Vocês rodam alguns casos juntos e conferem as operações criadas.
- Ajustes. Mudou o layout do documento ou a regra de assinatura? Peça o ajuste ao suporte.
O que acontece depois
As operações criadas pelo fluxo aparecem em Minhas operações como qualquer outra. Você acompanha, reenvia, cancela e baixa da mesma forma.
Limites e detalhes
- Só a equipe ForSign cria e altera fluxos.
- O andamento de cada execução do fluxo fica visível para a equipe ForSign. Se uma operação esperada não apareceu, fale com o suporte.
- O fluxo não consome crédito. Cada operação criada por ele consome como qualquer operação.
- Quando o fluxo é disparado pela API com um identificador de correlação, o mesmo identificador não cria uma segunda operação enquanto a primeira não falhar.
Perguntas comuns
Quanto tempo leva para ter um fluxo funcionando? Depende do documento e de onde ele vem. Combine o prazo com a ForSign na conversa de levantamento.
Posso editar o fluxo sozinho? Não. Os ajustes são pedidos ao suporte pelo [email protected].
Um documento entrou e a operação não foi criada. O que faço? Mande ao suporte o nome do arquivo e o horário. A equipe ForSign confere a execução etapa por etapa.