Criar operações em lote por planilha

A Operação em lote cria muitas operações iguais de uma vez, a partir de um modelo e de uma planilha. Cada linha do arquivo vira uma operação completa, com os documentos e os participantes do modelo. Serve para enviar o mesmo documento a dezenas ou centenas de pessoas, sem criar uma operação por vez.

Quando usar

• Admissões: o mesmo contrato de trabalho para cada novo funcionário.
• Renovações e adesões: o mesmo termo para todos os clientes de uma campanha.
• Qualquer envio repetitivo em que só mudam o nome da operação e os dados dos participantes.

Antes de começar

• Tenha pelo menos um modelo de operação. O modelo define os documentos, a quantidade e a ordem dos participantes.
• Confira se você tem créditos para todos os documentos do lote.

Criar o lote

1. No menu, clique em Operação em lote e depois em Nova Operação em Lote.

   

2. No passo Modelo, escolha o modelo em Selecionar modelo e clique em Baixar modelo .csv. A planilha já vem com as colunas certas para esse modelo. Clique em Próximo.

   

3. Preencha a planilha: uma linha por operação. Veja o formato na seção abaixo.

4. No passo Arquivo, informe em Quantidade de operações quantas linhas o lote tem e envie o CSV em Arquivo CSV.

   

5. A plataforma confere a planilha na hora. Com Arquivo aprovado e validado, clique em Próximo. Se houver erro, a tela diz em qual linha.

   

6. No passo Confirmar, veja em Créditos utilizados na operação em lote quantos créditos de documentos, SMS e WhatsApp o lote vai usar. Clique em Finalizar e enviar.

   

Formato da planilha

• Primeira linha: o cabeçalho que veio no modelo .csv. Não apague.
• Separador ponto e vírgula, em UTF-8. O arquivo baixado já vem assim.
• Primeira coluna: o nome da operação. É obrigatória.
• Depois, um bloco de colunas por participante do modelo, na mesma ordem do modelo: nome completo, CPF, e-mail, DDI, DDD, telefone e função.
• Célula vazia mantém o valor que já está no modelo. Célula preenchida substitui.
• O e-mail é obrigatório quando o cabeçalho diz "(Obrigatório)". Para participantes com SMS ou WhatsApp, DDI, DDD e telefone são obrigatórios.
• O CPF é opcional. Quando preenchido, ele é conferido.
• A planilha não tem colunas para campos de formulário nem para o localizador externo.

Acompanhar o lote

1. Depois do envio, o lote aparece na lista com Status e Progresso. As operações são criadas em segundo plano, uma após a outra.

   

2. Clique no lote para abrir Detalhes do Lote. Você vê quantas operações foram processadas e o resultado de cada uma, com os filtros por sucesso e falha.

   

Acompanhe o andamento por esta tela. Ela se atualiza sozinha enquanto o lote está em processamento.

O que acontece depois

• Cada operação criada aparece em Minhas operações, como se tivesse sido criada à mão.
• Os participantes recebem as notificações normais de cada operação, pelo canal definido no modelo.
• Com finalização automática, vale a data limite salva no modelo, se ela ainda estiver no futuro. Se a data já passou, o prazo é de 14 dias a partir da criação de cada operação.
• Com finalização manual, o prazo mantém a mesma distância que tinha no modelo, contada a partir do envio do lote. Se o modelo não tem data, o prazo é de 30 dias.

Limites e detalhes

• Até 500 operações por lote.
• Só arquivos CSV.
• Os créditos são conferidos na criação e de novo no envio. Sem créditos suficientes, o lote não é enviado.
• O lote consome um crédito de documento por documento de cada operação criada. SMS e WhatsApp contam à parte, quando o modelo usa esses canais.
• O menu Operação em lote aparece para quem tem a permissão de criar operações em lote.
• Um lote ainda não enviado pode ser cancelado ou excluído pela lista. Fechar a janela no meio do processo descarta o lote.

Perguntas comuns

Uma linha deu erro. As outras operações foram criadas? Sim. Cada linha é processada sozinha. Em Detalhes do Lote, filtre por falhas para ver o motivo de cada uma, corrija e envie essas linhas em um novo lote.

Posso usar uma planilha de outro modelo? Não. Baixe o modelo .csv do modelo que você vai usar. As colunas mudam conforme os participantes do modelo.

Dá para criar lotes pela API? Sim. As mesmas rotas aceitam a chave de API. Veja Onde pegar a chave de API.