Usar a agenda de contatos

A Agenda de contatos guarda os dados das pessoas que participam das suas operações com frequência. Quando você cria uma operação e começa a digitar o nome ou o e-mail de um participante, a ForSign sugere os contatos da agenda. Ao escolher um, os dados entram preenchidos. Assim você digita menos e evita e-mail errado.

Quando usar

• Você envia documentos para os mesmos clientes, fornecedores ou colaboradores toda semana.
• Várias pessoas da equipe enviam para os mesmos contatos.
• Você quer importar uma lista de contatos de uma planilha.

Passo a passo

1. No menu lateral, em Recursos, clique em Agenda de contatos.

   

2. No topo da tela ficam a busca, Exportar, Importar contatos e Novo contato. Clique em Novo contato.

   

3. Preencha nome e sobrenome e e-mail, que são obrigatórios. O telefone é opcional. Em Grupos, escolha quais grupos da empresa podem ver o contato. Clique em Salvar.

   

4. O contato aparece na lista. Use a busca para achar alguém por nome, e-mail ou telefone. O menu de três pontos da linha permite editar ou excluir o contato.

   

5. Na criação da operação, na etapa Participantes, clique em Adicionar participante e comece a digitar o nome ou o e-mail. A lista de sugestões mostra os contatos que combinam.

   

6. Clique no contato. Nome e e-mail entram preenchidos, e o telefone também, quando o contato tem. Complete o resto do participante e clique em Salvar.

   

Importar e exportar

• Importar contatos abre um painel com Baixar modelo .csv. Preencha o modelo com nome, e-mail, DDI, DDD e telefone e envie o arquivo. A ForSign confere todas as linhas antes de gravar. Se alguma linha tiver erro, nada é gravado e o painel mostra a lista de erros. Contatos com e-mail já cadastrado não são duplicados.
• Exportar gera um arquivo CSV ou XLSX com ID, nome, e-mail e telefone dos contatos.

O que acontece depois

Os contatos ficam disponíveis para todos os usuários dos grupos escolhidos. Se você não escolher grupo, o contato fica com os mesmos grupos que você.

Limites e detalhes

• O e-mail não pode se repetir na agenda da empresa.
• O arquivo de importação deve ser .csv e ter até 5 MB.
• A quantidade de contatos depende do plano da empresa.
• A sugestão aparece um instante depois que você para de digitar.
• Cada contato é incluído um a um na operação. Não há inclusão de vários contatos de uma vez.

Perguntas comuns

Quem pode ver os meus contatos? Os usuários que estão nos mesmos grupos do contato. Veja Grupos: cada grupo vê as operações do seu grupo.

Alterei o e-mail de um contato. As operações antigas mudam? Não. A agenda só preenche os dados na criação. As operações já enviadas continuam com os dados que tinham.

Dá para salvar um participante na agenda direto da criação da operação? Não. Cadastre o contato pela tela Agenda de contatos ou pela importação.