Ver as respostas do formulário e baixar os anexos recebidos

Quando o participante preenche o formulário e envia os anexos pedidos, tudo fica guardado na própria operação. Você lê as respostas, exporta para planilha, baixa os arquivos e decide se cada anexo está aprovado ou precisa ser enviado de novo. Tudo isso acontece no card do participante, na tela da operação.

Quando usar

• Conferir os dados que o cliente informou antes de dar andamento ao contrato.
• Checar se o documento de identidade ou o comprovante enviado está legível e correto.
• Devolver um anexo errado ao participante, com o motivo, sem cancelar a operação.
• Levar as respostas para uma planilha ou para outro sistema.

Passo a passo

O vídeo curto mostra a revisão de um anexo, do card do participante até o status Aprovado.

1. Em Minhas operações, abra a operação. Na aba Participantes, clique na seta do card do participante para expandir os detalhes.

   Com anexos pedidos, aparece o bloco Anexos do participante, com os botões Baixar todos os anexos e Revisar anexos. Com formulário, aparece a linha Formulário com o botão Ver respostas.

   

2. Para baixar os arquivos de uma vez, clique em Baixar todos os anexos. Cada anexo também tem o ícone de olho, que abre o arquivo na revisão.

3. Para revisar, clique em Revisar anexos. A janela mostra o arquivo em tamanho grande, com as miniaturas ao lado, e os botões Reprovar e Aprovar.

   

4. Se o arquivo não serve, clique em Reprovar e escreva o Motivo da reprovação. O motivo precisa ter pelo menos 10 caracteres e pode ter até 160. O participante recebe esse texto.

   

5. Se o arquivo está certo, clique em Aprovar. Depois de decidir sobre todos os arquivos, clique em Concluir revisão.

   

6. De volta ao card, o anexo mostra o novo status. Antes da revisão ele aparece como Pendente.

   

7. Para ler o formulário, clique em Ver respostas. Cada pergunta aparece numerada, com a resposta logo abaixo. Use a busca para achar uma pergunta ou uma resposta. Clique em Exportar para baixar as respostas em um arquivo CSV, que abre no Excel ou no Google Planilhas.

   

O que acontece depois

• Anexo aprovado fica com o status Aprovado e segue com a operação.
• Anexo reprovado volta para o participante. Ele recebe uma notificação com o motivo e um link para enviar só aquele anexo de novo. Ele não precisa assinar outra vez.
• As respostas do formulário também são impressas no documento, na posição que você definiu, no momento em que o participante assina.
• O download dos anexos fica registrado no feed e na trilha de auditoria da operação.

Limites e detalhes

• Aprovar e reprovar só funcionam com a operação em andamento. Depois que ela é concluída, os botões de revisão não alteram mais nada. Se você precisa revisar com calma antes da conclusão, crie a operação com finalização manual. Veja Finalização automática ou manual.
• Reprovar apaga o arquivo enviado. Baixe antes, se precisar guardar uma cópia.
• Para revisar anexos você precisa de permissão para editar a operação.
• As respostas só aparecem para participantes que tiveram formulário pedido. Sem formulário, a linha Formulário não aparece no card.

Perguntas comuns

O participante pode responder o formulário de novo? Não pela tela de revisão. O formulário é preenchido uma vez, antes da assinatura. Se uma resposta veio errada e o participante ainda não assinou, cancele e crie a operação de novo com os dados certos.

Recebo aviso quando um anexo chega? O card do participante mostra os anexos com status Pendente. A ForSign também envia um lembrete diário para a empresa quando há anexos esperando revisão há mais de 24 horas.

Onde fica o arquivo exportado? O botão Exportar baixa um arquivo CSV com duas colunas, pergunta e resposta, na pasta de downloads do seu navegador.