Na ForSign, uma operação é o envio de um ou mais documentos para assinatura, com todas as regras de quem assina e como. Os termos abaixo aparecem nas telas do app e nos outros artigos da central.
O envio
Operação. O pacote que você cria na tela Criar operação: os documentos, as pessoas, os campos e as regras de prazo e finalização. Cada operação tem um nome, que só a sua equipe vê.
Documento. O PDF que será assinado. Uma operação pode ter vários documentos. Veja Formatos e limites de documento.
Modelo. Uma operação pronta para reaproveitar, com documentos, participantes e campos prontos. Veja Modelos de operação: criar, usar e gerenciar.
Link de assinatura. O endereço único que cada participante recebe para abrir a operação. Quem assina não precisa de conta nem de senha.
As pessoas
Usuário. Quem entra no app da ForSign para criar e acompanhar operações. Usuário tem conta e é convidado pela empresa.
Participante. Cada pessoa que você inclui na operação, na etapa Participantes. Para cada participante você define nome, e-mail, canal de notificação, tipo de assinatura e, se o plano tiver, o antifraude.
Assinante. O participante que assina o documento pelo link. O assinante não ocupa vaga de usuário.
Função. Um texto livre que descreve o papel do participante no documento, como "Diretor", "Advogado" ou "Testemunha". Ele não muda o que a pessoa pode fazer.
Observador. Quem acompanha a operação sem assinar. O observador recebe avisos sobre a movimentação dos participantes. Veja Adicionar observadores.
Como se assina
Tipo de assinatura. O que o assinante faz para assinar: desenho ou texto (à escolha do assinante), um clique, desenho, texto digitado, certificado digital, certificado em nuvem ou carimbo autenticado. Cada participante tem o seu. Veja Quais tipos de assinatura existem na ForSign.
Rubrica. A marca curta que o participante coloca nas páginas do documento, além da assinatura.
Ordem de assinatura. Define se os participantes assinam um de cada vez ou todos ao mesmo tempo. Veja Assinatura sequencial ou paralela.
Antifraude. As verificações extras de identidade: selfie, consulta do CPF, prova de vida e biometria facial. O código de confirmação por e-mail, SMS ou WhatsApp é outra camada, escolhida à parte para cada participante. Veja Como funciona o antifraude e onde configurar.
Depois da assinatura
Trilha de auditoria. O registro de cada passo da operação: quem abriu o link, quando, de qual aparelho e IP, como se autenticou e quando assinou. Ela vira um relatório em PDF que acompanha o documento assinado. Veja Trilha de auditoria: o que ela registra.
Finalização. O fechamento da operação. Na finalização automática, ela termina quando todos assinam. Na manual, alguém da equipe finaliza. Veja Finalização automática ou manual.
A conta
Perfil de acesso. O conjunto de permissões de um usuário: o que ele pode fazer no app. Veja O que cada permissão libera.
Grupo. Define quais operações cada usuário vê. Veja Grupos: cada grupo vê as operações do seu grupo.
Crédito. A unidade que o plano consome a cada arquivo enviado e a cada recurso pago, como SMS, WhatsApp e certificado. Veja Como funcionam os créditos.
Perguntas comuns
Participante e assinante são a mesma coisa? Quase sempre. Todo assinante é um participante da operação. O observador também aparece na operação, mas não assina.
O assinante precisa criar conta na ForSign? Não. Ele assina pelo link que recebe. Só quem cria e acompanha operações precisa ser usuário.
A Função muda o que o participante pode fazer? Não. Ela só descreve o papel da pessoa. O que define a assinatura é o tipo de assinatura e o antifraude escolhidos para ela.